- - - - - - - - - -
- - - - - - - - - dành cho các nhà thầu tham khảo - - - - - - - - - - - - - - -
- - - -
A. Sắp xếp trình tự công việc
Đây là một khâu rất
quan trọng, các bạn nên có một phương pháp thật hợp lý, dưới đây là gợi ý:
Bước 1: Phôtô 1
bảng khối lượng mời thầu riêng cho mình, kiểm tra đã đầy đủ toàn bộ bảng khối
lượng trước khi vào làm việc.
Bước 2: Đánh dấu
các đầu việc lớn trên bảng khối lượng vừa photo, ví dụ: Phần móng, Phần kết
cấu, Phần hoàn thiện vv…..
Bước 3: Kiểm tra
khối lượng trên cở sở bóc lại bản vẽ - > Tổng hợp bảng khối lượng thừa
thiếu.
Việc kiểm tra bảng
khối lượng không nhất thiết bóc lại toàn bộ bản vẽ, chỉ kiểm tra các đầu việc
có giá trị lớn, đồng thời kiểm tra đã đủ đầu việc hay chưa.
Bước 4: Lập file dự
toán mới, trước khi tra mã hiệu công việc nên ghi tên các hạng mục, ví dụ : “1-
Phần móng”, “2- Phần thân” để dễ theo dõi, sau khi tra mã công việc, ta chưa cần đổi tên từng
công việc ngay, việc đó sẽ làm sau khi chắc chắn tất cả các mã hiệu đã hợp lý
với đầu công việc. Mỗi lần xong 1 đầu việc nên đánh dấu tên đầu việc vừa tra trong
bảng khối lượng để tránh nhầm lẫn.
Bước 5: Nhập bảng
khối lượng theo đúng khối lượng mời thầu, khối lượng thừa thiếu nếu có cũng
không đưa vào, nếu có sẽ lập 1 bảng riêng.
Bước 6: Đổi tên
công việc khớp với tên công việc trong bảng KL mời thầu.
Bước 7: Kiểm tra
lại khối lượng, số lượng công việc, tên công việc: Tự mình hoặc đề nghị đồng
nghiệp kiểm tra lại các đầu việc thật hợp lý với dự toán, đồng thời kiểm tra bảng
khối lượng đúng chính xác 100% với bảng KL mời thầu. Sau mỗi lần check đúng thì
đánh dấu vào bên phải KL trong bảng khối lượng để tránh nhầm lẫn.
(Nếu trong trường hợp xin được file dự toán excel từ CĐT hay
thiết kế thì các bước tra mã hiệu
công việc, đổi tên công việc, nhập khối lượng… trở nên rất đơn giản vì khi đó ta chỉ việc copy /paste).
Bước 8: Kết xuất
các bảng biểu liên quan tiếp theo:
Tùy vào qui định về
PP lập dự toán từng địa phương mà số bảng biểu có thể nhiều hơn hay ít hơn,
dưới đây là 1 số bảng cơ bản và cần thiết phải có:
Bảng Phân tích vật
tư; bảng Tổng hợp vật tư (giá trị vật tư); bảng tính chênh lệch tiền tương thợ điều khiển máy +
bù nhiên liệu (tùy điah phương); bảng phân tích đơn giá chi tiết, bảng dự toán dự thầu;…
Các bạn tham khảo
hình ảnh các bảng tiêu biểu trong dự toán ở cuối bài này.
Cũng cần lưu ý các
thành phần chi phí xem có bị thiếu sót hay không. Trong một số phần mềm, có thể
yêu cầu người lập chọn lại các giá trị này.
Chú ý quan trọng: Kiểm tra và xử lý thật kỹ từng công việc trong bản phân tích vật
tư, vì đây là bảng sẽ lấy dữ liệu để tổng hợp vật tư, nhân công, máy, và phân
tích đơn giá về sau. Nội dung kiểm tra: thành phần, đơn vị và định mức hao phí
có hợp lý hay chưa, nhất là các công việc tạm tính thì người lập dự toán phải
tính toán và đưa vào các thành phần, đơn vị và định mức hao phí VL, nhân công
máy cho phù hợp với tính chắt của công việc đó.
Đừng vội kết xuất
các bảng khác nếu bảng này chưa hoàn chỉnh.
Các bạn tham khảo
một số hình ảnh trong bảng phân tích vật tư ở cuối bài này.
Bước 9: Làm bảng bảng
khối lượng phát sinh thừa thiếu (nếu có)
Bước 10: Chỉnh sửa
(điều chỉnh tên và mẫu bảng biểu cho đúng với mẫu trong hồ sơ mời thầu), in ấn.
B. Kiểm tra tiên lượng (bước 3)
Việc kiểm tra tiên
lượng là cần thiết, đó là quyền lợi trực tiếp của Nhà thầu khi tham gia đấu
thầu, nhất là đối với các gói thầu ở các địa phương mà người lập dự toán thiết kế cũng như thẩm tra dự
toán công trình chưa kỹ càng, nếu bảng khối lượng không được kiểm tra lại, có thể sẽ gây những hậu
quả rất lớn trong quá trình thanh toán về sau, nhất là với gói thầu trọn gói về
khối lượng.
Tuy nhiên nếu ta
dồn sức để kiểm tra lại bảng khối lượng thì sẽ rất mất thời gian, đó là chưa kể một số trường hợp, người lập
dự toán nghiễm nhiên chẳng cần quan tâm bảng khối lượng thừa hay thiếu.
Vậy để bố trí hợp
lý thời gian và cách bóc tách lại KL ta nên làm như thế nào:
* Tổ chức công việc:
Nên chia ra mỗi
người bóc một phần bảng khối lượng hoặc mỗi người phụ trách một hạng mục. Người
chịu trách nhiệm chính nên định hướng cách bóc cho mỗi người: bóc bằng máy tính
cầm tay và bút hoặc bóc bằng phần mềm dự toán, yêu cầu thời gian cho từng
người. Lưu ý ghi lại những phần KL thừa thiếu (trong thực tế, hầu như ít khi người
ta phát hiện ra những KL thừa mà đa phần là thiếu).
* Bóc những phần KL nào:
- Nên bóc công tác
có KL lớn: Đào đất, Bê tông, Cốt thép, Ván khuôn, Trát tường vv…các công tác dễ
đo đếm
- Không nên bóc các
KL có KL nhỏ, giá trị nhỏ, hoặc phần điện, nước (yêu cầu người có trình độ
chuyên môn về điện nước mới bóc được).
- Nên bóc theo kiểu
kiểm tra, tức là KL kết quả đã có sẵn (trong bảng tiên lượng), chúng ta rà soát
xem nó có đúng hoặc gần đúng hay không!
- Tốt nhất bóc theo
cách sử dụng phần mềm máy tính mà ta vẫn lập dự toán: Tra đầu việc, sau đó bóc
bằng công thức, phần mềm dự toán sẽ tự tính ra khối lượng.
C. Tra nhanh nhất mã dự toán các đầu việc (bước 4)
Thông thường, tiên
lượng sẽ có những đầu việc giống với tên công việc có trong định mức đơn giá,
ví dụ “Bê tông trộn bằng máy trộn đổ thủ công, bê tông dầm mác 250, đá 1x2”;
tuy nhiên có những trường hợp cũng ghi rất ngắn gọn “Bê tông dầm, mác 250, đá
1x2”. Việc tra mã dự toán với người đã có ít nhất 3- 4 lần làm dự toán là khá
đơn giản, tuy nhiên với những người mới, đặc biệt là tân kỹ sư mới ra trường
cũng có những lúng túng nhất định, vậy cách nào giúp ta tra mã nhanh nhất là
gì? Xin đưa ra đây 1 vài kỹ năng cơ bản:
- Phôtô bìa định
mức, trong đó có đầy đủ các chương ghi rõ tên các đầu việc lớn trong công trình
xây dựng, từ đó vừa tra vừa nhớ, ví dụ: Công tác đào đất bắt đầu với mã hiệu
“AB.”, Bê tông cốt thép là “AF.”, Xây là “AE.”;…. Sau đó lại tiếp tục nhớ kỹ
hơn với “AF.1 đến AF.5 là bê tông, AF.6- 7 là Thép, AF.8 là Ván khuôn”,…Việc
phôtô bìa định mức hiện tại còn rất ít sinh viên mới ra trường làm, lý do đơn
giản là phần mềm dự toán bây giờ đã rất hiện đại.
- Sử dựng chức năng tra cứu thuận lợi của phần mềm: Trong ô tìm theo tên công việc, bạn chỉ cần gõ “bê tông
cột”, lập tức các công tác có tên “bê tông cột” sẽ hiện ra. ..
- Tự lập ra một bộ
lọc trong đầu để có một sự lựa chọn nhanh nhất, ví dụ: Với tên công việc “Trát
gờ chỉ phào”, chỉ cần gõ từ “phào”, sự lựa chọn sẽ nhanh hơn nếu bạn cứ gõ là
“trát”. Tương tự với công tác “sản xuất cửa hoa sắt vuông đặc”, bạn gõ từ
“vuông đặc” sẽ tốt hơn là gõ những từ như “cửa” hay “sản xuất” vv….Lưu ý hạn
chế gõ toàn bộ cả cụm từ tên đầu việc, vì như thế xác suất tìm thấy mã hiệu sẽ
bị giảm xuống.
D. Tạo file dự toán dự thầu (trong bước 4):
a. Đọc các mẫu
trong hồ sơ mời thầu:
Ngay sau khi nhận
được hồ sơ mời thầu, người lập dự toán dự thầu phải tiến hành đọc qua các mẫu
được ban hành để định hướng cho mình cách làm ngay từ ban đầu. Cụ thể phải
nghiên cứu các mẫu thể hiện phần dự toán dự thầu:
- Mẫu biểu giá tổng
hợp (tham khảo mẫu 8A- Mẫu HSMT xây lắp quy mô nhỏ của Bộ KH&ĐT (thông tư
01/2010)
- Mẫu biểu giá dự
thầu chi tiết (tham khảo mẫu 8B- Mẫu HSMT xây lắp quy mô nhỏ của Bộ KH&ĐT
(thông tư 01/2010)
- Mẫu phân tích đơn
giá dự thầu (đơn giá chi tiết hoặc đơn giá tổng hợp) (tham khảo mẫu 9A, 9B- Mẫu
HSMT xây lắp quy mô nhỏ của Bộ KH&ĐT (thông tư 01/2010)
Chú ý: Tùy theo
cách lập dự toán mà mẫu PTDG ở mỗi địa phương có thể sẽ khác nhau một chút ở
phần tính chi phí máy. Ví dụ:
+ Chi phí máy = đơn
giá gốc nhân hệ số.
+ Chi phí máy = đơn
giá gốc + bù lương thợ điều khiển máy + bù nhiên liệu năng lượng.
- Mẫu bảng tính giá
vật liệu trong đơn giá dự thầu (tham khảo mẫu 10 - Mẫu HSMT xây lắp quy mô nhỏ
của Bộ KH&ĐT (thông tư 01/2010)
Đó là những mẫu phổ
biến nhất xuất hiện trong hầu hết các hồ sơ mời thầu.
Khi nghiên cứu các
mẫu, cần chú ý đến tên của từng hàng hay cột trong bảng, các phần bằng số, bằng
chữ, đơn vị tính cũng được điền đầy đủ.
b. Tạo file:
Sau khi đã kiểm tra
tiên lượng hoặc cùng với lúc kiểm tra tiên lượng, ta bắt đầu tạo file, tuy
nhiên trước khi tạo các file, cần xem xét trong gói thầu có mấy loại công
trình?
Xây dựng mới hoàn
toàn hay có thêm các hạng mục thuộc loại công trình khác như phá dỡ, sửa chữa,
trồng cây xanh….
Ví dụ, khối lượng mời
thầu chỉ có 1 gói thầu nhà chính và trong đó có các hạng mục phần xây dựng như A-
Phần móng, B- Phần kết cấu thân, C- Phần hoàn thiện. Khi đó có thể chỉ cần tạo
1 file dự toán, sau đó tra mã hiệu đơn giá và nhập khối lượng cho các hạng mục
“a- phần móng”, “b- phần thân” vv…. nối tiếp nhau.
Nếu khối lượng mời
thầu có thêm các hạng mục khác như phá dỡ, sửa chữa, trồng cây xanh… trường hợp
này có thể xem xét tạo mỗi hạng mục 1 file dự toán riêng sẽ thuận tiện hơn (vì
có thể hạng mục khác nhau thì đơn giá nhân công, máy và các hệ số ở phần đuôi
trong bảng phân tích đơn giá sẽ khác nhau), nếu tạo mỗi hạng mục 1 file riêng
thì sau đó phải ghép nối lại bảng dự toán dự thầu theo đúng và đủ các hạng mục
như trong bảng khối lượng mời thầu. Cũng có thể ghép chung tất cả các hạng mục
trong 1 file, khi đó cần chú ý đơn giá nhân công, máy của những hạng mục khác
loại nhau (như sửa chữa, trồng cây xanh…).
Điều chỉnh các
thông số:
- Các hệ số điều
chỉnh nhân công, máy thi công, trực tiếp phí, VAT, lán trại…khác: Thông thường các
địa phương đều ban hành các thông tư h/dẫn PP lập hay điều chỉnh dự toán, cứ
lấy văn bản mới nhất áp dụng.
- Hệ số chi phí
chung, lãi chịu thuế tính trước, chi phí lán trại: Cần xem đây là công trình
dạng gì (dân dụng, công nghiệp vv…..) để áp dụng mức chi phí chung, lãi chịu
thuế tính trước. Mức chi phí lán trại là 1 hay 2% vv….
- Có được điều
chỉnh các hệ số phụ cấp, hệ số điều chỉnh khác trong chi phí trực tiếp hay
không?
Sau khi đã chọn đầy
đủ thông số, tiền hành chọn dữ liệu về đơn giá, định mức, giá vật tư để tạo một
file thật chuẩn ban đầu và việc cần thiết là Save vào và đặt tên file.
Lưu ý:
- Các file dự toán
dự thầu cần đặt ở 1 folder riêng có tên gói thầu để không bị lẫn.
E. Đánh dấu bảng bảng khối lượng (trong bước 4, 5 và 6)
Tại sao nên đánh
dấu?
Vì nó sẽ giúp ta
quản lý tốt từng đầu việc, từng hạng mục và không bị nhầm lẫn khi mà bảng khối
lượng công việc dự thầu tương đối lớn hoặc rất lớn. Có những dự toán dự thầu có
đến hàng ngàn đầu việc, bạn làm như thế sẽ hạn chế tối thiểu sự nhầm lẫn.
Lưu ý: Đánh dấu vào
bản photo kh/lượng chứ không đánh dấu vào hồ sơ mời thầu! Việc đánh dấu có thể
bằng bút chì, bút bi hoặc bút màu.
1. Đánh dấu lần thứ
nhất: Khi bạn tra mã dự toán lần lượt từng đầu việc theo thứ tự hoặc bất kỳ từ
một hạng mục nào, hãy tích vào từng đầu việc đã được tra. Trong quá trình làm
công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau đây:
- Nếu có mã hiệu
nào đó mình đã tra chưa tin tưởng với công việc trong tiên lượng (sợ không
đúng), hãy đánh dấu để kiểm tra lại kỹ hơn về sau, hoặc “để dành” ở đó để tham
khảo ý kiến người khác.
- Nên kiểm tra cả
số thứ tự đầu việc trong tiên lượng vì có những lúc tiên lượng đánh số thứ tự
không chuẩn. Nếu có gì bất thường cũng nên khoanh lại ở số thứ tự để điều chỉnh
lúc chuẩn bị in ấn.
- Nên kiểm tra cả
đơn vị, bởi trong 1 số trường hợp, bảng bảng khối lượng mời thầu và mã dự toán
có đơn vị khác nhau 100 hay 1000 đơn vị (m3 với 100m3, kg với tấn).
2. Đánh dấu lần thứ
hai: Đây là lần kiểm tra khối lượng, thông thường bạn thường chắc chắn là đã
nhập đúng bảng khối lượng 100%, nhưng tốt nhất nên tự kiểm tra lại hoặc nhờ
người khác kiểm tra lại bởi tôi tin rằng 100% bạn có nhầm ở 1 chỗ nào đó, bước
kiểm tra này nên thực hiện sau khi đã hoàn tất việc nhập mã dự toán cho toàn bộ
bảng tiên lượng.
Trong quá trình làm
công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau đây:
- Bảng khối lượng trong
bảng bảng khối lượng như thế nào thì KL ở trong bảng nhập của mình phải y hệt
như thế, kể cả trường hợp số chữ số thập phân sau dấu phảy (,). Ví dụ bảng bảng khối lượng là 1,0000
(cái) thì bảng nhập cũng phải là 1,0000 cái!
- Nếu phát hiện sai
thì phải lập tức sửa ngay, không đánh dấu để dành vì có thể ta sẽ quên, luôn
tâm niệm: bảng khối lượng là cực kỳ quan trọng.
- Lưu ý phân biệt
dấu chấm (.) và dấu phảy (,). Nếu bạn
nhầm, bảng khối lượng sẽ tăng hoặc giảm 1000 lần!
3. Đánh dấu lần thứ
ba: Đây là lần kiểm tra tên công việc, việc này cũng hết sức quan trọng, bởi đã
là Hồ sơ dự thầu thì mọi việc phải được kiểm soát nghiêm ngặt. Bạn hoặc đồng
nghiệp của bạn đã hoàn tất việc đổi tên công việc đúng y hệt như trong bảng bảng
khối lượng mời thầu, tuy nhiên bạn nên kiểm tra lại.
Trong quá trình làm
công việc này, nên lưu ý 1 số điều sau đây:
- Lập tức sửa ngay
khi phát hiện sai sót.
- Thường xuyên Ctrl
+ S cho những công việc mình đang làm
Tóm lại: Làm hồ sơ
dự thầu đòi hỏi ý thức trách nhiệm công việc rất cao, nếu bạn là người thiếu
cẩn thận hoặc lơ là thì những kỹ năng ở trên sẽ rất có ích. Bạn nên nhớ,
sẽ có một tổ chấm thầu đầy kinh nghiệm soi từng lỗi nhỏ của nhà thầu.
F. Áp đơn giá (trong bước 4 và 7)
Đơn giá ở đây có
thể là đơn giá vật liệu, nhân công, máy.
Việc áp đơn giá như
thế nào cho phù hợp với giá thị trường, đảm bảo tính cạnh tranh của giá gói
thầu và vẫn đáp ứng các yêu cầu về chất lượng cũng như chủng loại vật liệu mà
Chủ đầu tư đưa ra trong HSMT.
- Đơn giá nhân
công: Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ngày công
(công), ví dụ: Dọn dẹp vệ sinh, Dọn mặt bằng vv….. Khi đó công tác đó được ghi
là TT (tạm tính), áp dụng đơn giá nhân công theo Đơn giá của tỉnh, thành phố
nơi có công trình. Lưu ý đơn giá nhân công thường có trong Đơn giá hoặc bạn có
thể phân tích bằng phần mềm 1 vài công tác để có được đơn giá này. Thông thường
với công việc yêu cầu nhân công lao động giản đơn thì áp dụng mức giá nhân công
3/7.
- Đơn giá máy thi
công: Thường thì có một số công tác, công việc được tính theo đơn vị ca máy
(ca), ví dụ: Bơm hút nước bằng máy bơm nước... Khi đó các bạn sẽ mở đơn giá ca
máy của Tỉnh, thành phố nơi có công trình, đầu việc sẽ ghi theo số thứ tự của
loại máy đang tra, kèm theo tên bộ đơn giá để dễ theo dõi. Ví dụ: 125/ĐG191: Số
thứ tự 125 trong đơn giá 191!
- Đơn giá vật liệu:
Giá vật liệu do Nhà thầu đưa ra, không nhất thiết phải căn cứ vào một Công bố,
thông báo hay Báo giá nào rõ ràng cả. Việc giá bỏ thầu sẽ do Nhà thầu hoàn toàn
quyết định, và phù hợp với giá thị trường.
Có nhiều bạn vẫn
thắc mắc là có những vật liệu không có trong Công bố giá của địa phương mà
không biết lấy ở đâu để cho vào giá dự thầu. Đây là một câu hỏi mang tính rất
thụ động: Bạn có thể lấy giá ở Công bố giá địa bàn lân cận, Báo giá nhà sản
xuất, Báo giá trên mạng vv…. miễn sao bạn thấy tin tưởng là nó phù hợp với gói
thầu và có khả năng cạnh tranh cao trong quá trình đấu thầu. Thế mới được gọi
là đấu thầu chứ?
Đơn giá tổng hợp:
Trong một số trường hợp, để nhanh gọn, người làm dự toán có thể tính giá trị
của toàn bộ công việc theo 1 đơn giá tổng hợp, ví dụ: Trát gờ chỉ phào (md):
80.000 đồng.
Lưu ý:
- Dù là giá Vật
liệu, Nhân công, hay Máy thi công, nhà thầu - mà cụ thể là người làm hồ sơ dự
thầu hoàn toàn tự quyết định mức giá cho vào dự toán. Mức giá đó có thể thấp,
cao tuỳ theo bạn, không nhất thiết cứ phải theo các Công bố của địa phương. Tuy
nhiên mức giá này cần được thông qua người chịu trách nhiệm chính trong quá
trình triển khai làm hồ sơ dự thầu!
- Phần giá nhân
công và máy thi công còn được điều chỉnh bằng hệ số điều chỉnh dự toán theo mức
lương tối thiểu nên cũng cần quan tâm, nếu không đơn giá tổng hợp cuối cùng sẽ
tăng cao so với mong muốn.
- Các bạn nên đánh
dấu bôi vàng những đơn giá nào Tạm tính (TT) chưa chắc chắn để làm cơ sở điều
chỉnh về sau.
- Để điều chỉnh giá
gói thầu sau khi đã cơ bản hoàn tất (thấp xuống hoặc cao lên), nên để ý những
đơn giá có giá trị lớn như Cửa, Khuôn cửa, Cửa kính, Đá granite vv… Hoặc các
Vật liệu có khối lượng lớn (thép, xi măng, bê tông thương phẩm vv…)
Một số hình ảnh
tham khảo:
Xử lý các công việc tạm tính:
- Bảng tính giá vật
tư thì tùy theo qui định trong hồ sơ mời thầu mà có thể in hay không.
- Bảng phân tích
đơn giá cũng có thể in toàn bộ, in 1 phần (các công tác tiêu biểu), hoặc không
in (tùy theo qui định trong hồ sơ mời thầu).
- Bảng chi tiết giá
dự thầu thì bắt buộc phải in ra giấy và đóng trong hồ sơ dự thầu (bảng sau
cùng).
- Các bảng khác
thường không yêu cầu phải in nhưng phải có trong file dữ liệu gửi kèm.
- File dữ liệu tính
toán (file dự toán) thì luôn được yêu cầu vào đĩa CD gửi kèm theo hồ sơ dự
thầu, là file excel với đầy đủ công thức để tổ chuyên gia thuận tiện trong việc
kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Sưu tầm và biên soạn.