Bài liên quan:
| Copy dữ liệu từ dự toán khác | Ô khối lượng bị lỗi #NAME | Xử lý các c/v không có trong bộ đơn giá | Hỏi về các p/p lập dự toán | Hỏi đáp về đơn giá, định mức trong dự toán đấu thầu | Về định mức c/tác bả matit và đóng trần thạch cao | Thanh tra trừ đơn giá nh.công theo nhật ký | Hỏi về việc áp dụng định mức v/chuyển vật liệu lên cao và lắp dựng dàn giáo phục vụ thi công | Tư vấn đòi trừ thể tích thép chiếm chỗ trong bê tông ?|
Tránh rắc rối khi đấu thầu, thanh toán, quyết toán với số lẻ thập phân
| Copy dữ liệu từ dự toán khác | Ô khối lượng bị lỗi #NAME | Xử lý các c/v không có trong bộ đơn giá | Hỏi về các p/p lập dự toán | Hỏi đáp về đơn giá, định mức trong dự toán đấu thầu | Về định mức c/tác bả matit và đóng trần thạch cao | Thanh tra trừ đơn giá nh.công theo nhật ký | Hỏi về việc áp dụng định mức v/chuyển vật liệu lên cao và lắp dựng dàn giáo phục vụ thi công | Tư vấn đòi trừ thể tích thép chiếm chỗ trong bê tông ?|
Tránh rắc rối khi đấu thầu, thanh toán, quyết toán với số lẻ thập phân
Sau đây là những rắc rối, phiền toái không đáng có khi đấu thầu, thanh toán, q/toán nhưng thực tế rất hay gặp phải.
Việc đấu thầu từ lâu anh em đã sử dụng 1 phần mềm nào đó để làm, và theo thói quen thường anh em chỉ chú ý đến con số cuối cùng, xem có vượt giá gói thầu hay không, ít ai để ý xem liệu đơn giá tổng hợp của từng công việc có phần lẻ thập phân hay không, công thức tính thành tiền có làm tròn hết phần lẻ không, tin tưởng và phó mặc cho phần mềm…
Có phần mềm thì sau khi tính toán ra đơn giá tổng hợp đã làm tròn hết số lẻ thập phân (ví dụ :10.000,3đ thì sử dụng hàm ROUND để làm tròn thành 10.000đ), Tuy nhiên cũng có nhiều p/m - không hiểu tại sao - không làm tròn. Tính thành tiền cũng vậy. Chính điều này đã dẫn đến những phiền toái sau này, bị trả hồ sơ, ôm hồ sơ về làm lại!
Sau đây là minh họa:
Có 2 rắc rối có thể gặp phải:
* Hiện tượng 1. [Thành tiền] <> [Khối lượng] x [ Đơn giá]:
Có bảng tính như sau:
Nhìn bảng tính ta thấy có vẻ như excel đang tính sai: theo hiển thị, thay vì 3x20.000 = 60.000 thì lại bằng 60.001 (+1 đồng). Tổ chấm thầu, hay Chủ Đầu tư, hay Kho bạc đều có lý do để trả hồ sơ về làm lại.
* Nguyên nhân của hiện tượng trên:
Đơn giá trong cột 5, là đơn giá tổng hợp, thường nó được link từ bảng phân tích đơn giá, nếu kết quả từ bảng phân tích đơn giá chẵn thì nó chắn, lẻ thì nó lẻ.
Trong ví dụ này đơn giá cột 5 chắc chắn là số lẻ, nhưng phần lẻ đã ẩn đi theo mặc định excel.
Giá trị thực của đơn giá công tác 1 là 20.000,4 chứ không phải 20.000:
* Khắc phục:
Để tránh hiện tượng này, hãy kiểm tra đơn giá tổng hợp xem nó ở đâu ra – thường từ bảng phân tích đơn giá - xem đã làm tròn chưa, (để xem công thức tính đơn giá tổng hợp - trong bảng phân tích đơn giá - thì đặt chuột vào ô cần xem rồi nhìn lên thanh công thức), nếu chưa thì phải xử lý để cắt phần lẻ - dùng hàm ROUND(), ví dụ: =ROUND(C1;0), trong đó: C1 là ô cần làm tròn trên sheet hiện hành, 0 nghĩa là không lấy số lẻ thập phân, nếu dữ liệu nguồn link từ sheet khác thì: =ROUND(PTDG!E10;0), trong đó PTDG!E10 là địa chỉ cell nguồn - ô E10 trong sheet có tên PTDG)
* Hiện tượng 2. Tổng thành tiền không đúng:
Sau khi đã làm tròn đơn giá vẫn có thể gặp rắc rối tương tự:
Có bảng tính như sau:
* Nguyên nhân của hiện tượng trên:
Tuy đơn giá đã hết lẻ nhưng khi nhân với khối lượng có lẻ thì kết quả (thành tiền) cũng lẻ (giá trị thực ở cột I), nhưng phần lẻ thành tiền đã ẩn đi theo mặc định excel. Thành thử, theo hiển thị, thay vì tổng bằng 19.489 thì lại bằng 19.190 (dư 1 đồng).
* Khắc phục:
Hãy kiểm tra công thức tính thành tiền trong cột 6 xem nó đã làm tròn chưa, nếu chưa thì phải xử lý cắt phần lẻ để khắc phục triệt để.
* Ý kiến đề xuất:
- Tôi cũng từng làm dự toán đề xuất, dự thầu cho nhiều công trình, đơn giá tôi làm luôn làm tròn đến phần nghìn (3 số 0 ở sau cùng), như hình minh họa bên dưới, tuyệt đối không có số lẻ thập phân. Và sau đó, đương nhiên, việc kiểm tra đơn giá trong quá trình tạm ứng, thanh quyết toán rất thuận tiện cho cả nhà thầu, đơn vị TVGS, Chủ đầu tư và kho bạc.
=> Để xuất khi chạy đơn giá đề xuất, dự thầu làm tròn đơn giá đến phần nghìn, điều này sẽ chỉ mang lại thuận tiện, mà không hề ảnh hưởng đến giá dự thầu (cùng lắm chỉ tăng giảm ~1-2000 / 1 tỷ, không đáng kể).
Tổng kết:
Trong quá trình đấu thầu, thanh toán, q/toán, để không bị “làm khó” trả hồ sơ về làm lại:
- Khuyến khích sử dụng p/m dự toán khắc phục được các vấn đề trên và ngược lại.
- Nếu đã lỡ sài 1 p/m dự toán nào đó mà gặp trường hợp trên thì mỗi khi làm thầu, thanh toán, q/toán chịu khó xử lý để cắt phần lẻ, tất nhiên sẽ mất khá nhiều thời gian nếu làm thủ công.
Có trường hợp khi chào giá, đấu thầu tuy có sai lệch nhưng vẫn OK (tạm cho qua, có gì sửa sau), nhưng khi thanh toán bị mang hồ sơ về sửa lại, sửa thì sửa nhưng sau này quyết toán vẫn rắc rối vì đơn giá, thành tiền không khớp với biểu giá đề xuất hay dự thầu lúc ban đầu. Vì vậy anh em làm dự toán, đấu thầu, thanh q/toán cần lưu ý để tránh rắc rối ngay từ đầu.
* * *
TP Tuy Hòa, một ngày th3-2016, Tuấn Anh. Zalo 0919.410.280.