CÔNG CỤ VIẾT NHẬT KÝ, BIÊN BẢN NGHIỆM THU
(Làm và quản lý hồ sơ chất lượng công trình)
Đã có bản cập nhật ngày 28/5/2021, xem: tại đây
* * *
Ø Công cụ này như là một phần mềm, nó hỗ trợ việc tạo và quản lý các trang nhật ký, biên bản nghiệm thu và phiếu yêu cầu nghiệm thu, riêng trang thông kê biên bản: chỉ cần nhấn nút trong file excel để cập nhật. Một công cụ nhỏ gọn phù hợp cho các anh chị em kỹ thuật công trình, anh chị em làm hồ sơ hoàn công, các nhà thầu xây dựng... ứng với mỗi cái click chuột là 1 BB nghiệm thu, một trang nhật ký...
Ø
Nó kết hợp giữa Word và Excel , máy tính
nào dường như cũng có cài sẵn bộ Office nên chỉ việc kích hoạt macro trong
excel (nếu chưa biết thì nhờ Google) là sử dụng được.
Ø
Có ý kiến cho rằng dùng excel thuần túy
vẫn ok. Đương nhiên anh em vẫn có thể dùng excel nếu thấy ổn, nhưng nếu Excel
soạn văn bản ok hơn Word thì MicroSoft làm ra phần mềm Word để làm gì?
Ø
File Word để tạo, chỉnh sửa form mẫu
nhật ký, biên bản nghiệm thu và phiếu yêu cầu nghiệm thu; File Excel để tạo
list dữ liệu (danh sách công việc hàng
ngày, công việc nghiệm thu…)
Ø
Công việc chính là việc hoàn thiện dữ
liệu trong file excel, nhưng công việc này sẽ rất thuận tiện do đã được hỗ trợ tự
động bởi các macro trong file excel.
Ø
Không như phần mềm dự toán bị phụ thuộc
vào dữ liệu đơn giá, mỗi tỉnh thành có dữ liệu đơn giá riêng, thì công cụ này
có thể sử dụng rộng rãi mà không phụ thuộc vị trí địa lý, địa phương nào cũng
sử dụng được.
|
Nội dung công việc |
Cách làm thủ công |
Sử dụng công cụ quản lý hồ sơ chất lượng |
|
Viết nhật ký thi công |
Viết tay từng trang nhật ký |
Chỉ tạo 1 lần, 1 trang Word duy nhất |
|
Soạn biên bản nghiệm thu |
Soạn từng biên bản, ví dụ công trình 100 biên bản phải soạn 100
trang Word |
Chỉ tạo 1 lần, 1 trang Word duy nhất |
|
Nêu thêm/bớt công tác, thêm/bớt biên bản
ngh.thu |
Thường phải sửa ngày tháng các công tác phía sau, thống kê lại
biên bản… |
Chỉ thêm / sửa công tác
đó, dữ liệu ngày tháng… thống kê biên
bản tự nhày theo |
|
Sai sót |
Dễ sai sót do dữ liệu nhiều, và thực chủ yếu viết hồi ký nên không
khớp ngày tháng |
Dữ liệu nhật ký, BB nghiệm thu, phiếu yêu cầu ngh.thu đồng bộ
với nhau |
|
Thời gian |
Tốn nhiều thời gian |
Tiết kiệm thời gian |
CÁCH SỬ DỤNG (CHI TIẾT XEM HƯỚNG DẪN TRONG VIDEO CUỐI BÀI VIẾT):
Ø
Đầu tiên tải bộ công cụ về, link tải
cuối bài viết, giải nén được 1 thư mục Quan
ly HSCL, bên trong có sẵn các file dữ liệu cần thiết (1 File excel list
công việc và các File Word mẫu nhật ký, biên bản nghiệm thu…, file AnyDesk.exe để trao đổi trực tuyến, ( video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng
để riêng),
Sau đó tiến hành hoàn thiện dữ liệu:
Ø
Các file Word trong thư mục: File mẫu
nhật ký, biên bản nghiệm thu và phiếu yêu cầu nghiệm thu (chỉnh sửa theo mẫu).
Ø
Mẫu nhật ký soạn theo thông tư
26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016
Ø
Mẫu BB nghiệm thu công việc soạn theo
nghị định 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021.
Ø
Anh em có thể sửa lại cho phù hợp với
yêu cầu thực tế và các văn bản mới nhất.
Ø
Riêng BB nghiệm thu giai đoạn và hoàn
thành do ít và không có tính lặp lại nên 2 loại biên bản này anh em tự làm.
Ø
File Excel trong thư mục: List công việc
hàng ngày và công việc nghiệm thu (chỉnh sửa theo mẫu).
Ø
Để tiện quản lý thì nên để các file
trong cùng 1 thư mục.
Ø
Sau khi tạo xong, lưu file, đóng file
excel rồi mới mở lần lượt các file Word.
Ø Sau khi mở file Word lên sẽ có thông báo (đại ý là khi mở file này sẽ lôi theo danh sách dữ liệu từ exel trong đường dẫn khởi tạo lúc đầu mà nó nhớ, có đồng ý không)
Lần đầu mới mở file có thể Click YES (sẽ yêu cầu nhập địa chỉ file excel dữ liệu nguồn), hoặc Click No để khởi tạo lại dữ liệu liên kết:
Ø Các công trình khác thì thì dữ liệu
tương tự nhau nhưng không giống nhau hoàn toàn. Vì vậy với công trình khác thì
copy cả thư mục Quan ly HSCL bỏ vào
thư mục hồ sơ công trình đó cho dễ quản lý, sau đó sửa lại dữ liệu (mẫu BBNT,
nhật ký, dữ liệu công việc, thời gian trong file excel)
Ø Trường hợp này, khi mở file Word lên cũng
sẽ xuất hiện thông báo như trên, với tùy chọn Yes-No.
Ø Hoặc là click Yes để
chỉ định lại địa chỉ file nguồn excel (vì list danh sách công việc đang cuả công trình cũ, và mỗi công
trình thì dữ liệu khác nhau, ta sẽ lấy dữ liệu từ file excel trong thư mục công
trình mới) hoặc click No, sau đó chỉ
định lại đường dẫn để nó nhận lại địa chỉ của file excel trong thư mục công
trình mới.
Phần này nếu
chưa rõ anh em có thể đọc MINH HỌA CHI TIẾT PHẦN KHỞI TẠO
BAN ĐẦU… ở ngay phía dưới… hoặc xem thêm trong video hướng dẫn, hoặc
liên lạc qua Đ/T, Zalo, hoặc mở phần
mềm AnyDesk có săn trong thư mục để
được chỉ dẫn chi tiết cách thực hiện.
Ø
Không kinh doanh sản phẩm này khi chưa
có sự nhượng quyền hoặc đồng ý của tác giả.
Ø
Liên lạc, góp ý: Email:
tuananhpy057@gmail.com, ĐT/Zalo: 0919410280
Ø
Link tải bộ công cụ: TẠI ĐÂY (update lần cuối: 28/5/2021)
(Sửa lỗi trong file excel Danh muc NK-BBNT, Sheet dữ liệu “Thong_ke_BBNT” khi nhất nút Cập nhật… thì ko cập nhật được danh
sách biên bản nghiệm thu).
MINH HỌA CHI TIẾT PHẦN KHỞI
TẠO BAN ĐÂU…
* Word 2003:
Mới đầu khi tải về và lưu thì ta có thể
lưu bất cứ đâu, và khi mở file Word lên lần đầu sẽ xuất hiện hộp thông báo
Yes-No ? như sau:
(đại ý là khi mở file này sẽ lôi theo
danh sách dữ liệu từ excel trong đường dẫn khởi tạo lúc đầu mà nó nhớ, ví dụ: D:\Quan ly HSCL\Danh muc NK-BBNT.xls, có đồng ý không ?)
Chúng ta có 2 lựa chọn YES hoặc NO:
* Tr. hợp 1. Click YES
Click YES khi đường dẫn đó trùng với đường dẫn hiện tại trong máy mình (các lần mở sau này), hoặc để nhập lại địa chỉ file excel hoặc chỉ định đường dẫn đến file excel Danh muc NK-BBNT.xls, do mình lưu địa chỉ tùy ý nên đường dẫn có thể sẽ khác), sau khi chỉ định đường dẫn thì file Word sẽ được mở và hoạt động luôn.
Mẹo: Để có thể thử nghiệm nhanh thì anh em giải nén rồi copy cả thư mục Quan ly HSCL bỏ vào D:\Quan ly HSCL, thì khi mở các file Word bên trong lên có thể click Yes và thử nghiệm được luôn.
Sau khi thí nghiệm tôi thấy lựa chọn click YES có vẻ như dễ dàng hơn cho người dùng (trước đây tại bài viết này tôi hướng dẫn cách click NO). Xem minh họa qua các bước kèm hình ảnh như sau:
- Bước 1. Lúc mới mở file Word, hiện hộp thoại Microsoft..., click YES:
Với Word 2007 về sau thì hơi khác một chút là không có nút ... để click chọn, mà phải nhập trực tiếp đường dẫn:
Xem video minh họa cho tr.hợp 1 (click YES):
* Tr. hợp 2. Click No
Nếu click No, thì file Word sẽ được mở ngay nhưng sau đó phải chỉ định lại đường dẫn đến file excel Danh muc NK-BBNT.xls:
- Bước 1: Mở file Word… Hiện hợp thoại, Click NO
- Bước 2: Xem
hình
- Bước 3: Làm tiếp như hình dưới:
- Bước 4: Làm tiếp như hình dưới:
- Bước 5: Làm tiếp như hình dưới:
- Bước 6: Chọn tếp như hình dưới:
- Bước 7: Làm tiếp như hình dưới:
Nếu thao tác đúng các bước trên thì đến đây là
xong.
Click mũi tên trái / phải như hình dưới để xem
kết quả:
* Word 2007 -2010-2013 tương tự nhau:
Chỉ khác ở bước thứ 2, các bước khác tương tự:
Bước 1: Mở
file: Click
No như Word 2003
Bước 2: Như hình dưới:
Bước 3 trở đi: như Word 2003
* * *
VIDEO MINH HỌA:
- Video tổng quát các bước:
Anh chị em quan tâm muốn biết thêm thông tin xin liên hệ:
E-mail: tuananhpy057@gmail.com, Đ/T, Zalo:
0919410280
Một số ý kiến góp ý:
Ngay sau khi bài đăng, một số anh em đã có phản hồi:
Hay lắm Tuấn Anh!
…
Một ngày chỉ nghiệm thu được 1 công tác hả anh ?
Bổ sung thêm biên bản lấy mẫu bê tông, biên bản lấy mẫu độ chặt nữa
thì hay anh, tại mình dùng chung cho cả giao thông, xây dựng, thủy lợi. Anh
dùng phương pháp trộn thư trên Word nên nó chỉ hiểu mỗi ô mình link qua
Tuan Anh: Một
ngày nghiệm thu 2, 3 công tác: tr. hợp
này ít gặp nhưng sẽ có cách xử lý…
Có chứ anh, công trình nhiều hạng mục thì nghiệm thu nhiều nữa
Tuan Anh: Để anh
bổ sung thêm biên bản lấy mẫu bê tông, biên bản lấy mẫu độ chặt nữa.
Bên xây dựng trình 1 ngày phải 3 biên bản.
Tuan Anh: Nghiêm
thu nhiều công tác 1 ngày có thể gộp chung được ko?
Ko gộp được đâu a, tùy vào công tác nghiệm thu, ví dụ như nghiệm
thu xây móng đá chẻ rồi mình đắp đất móng rồi nghiệm thu đắp đất cùng ngày thì
phải tách ra, hai công tác có tính chất khác nhau.
- Anh cập nhập thời tiết nữa anh, chứ mỗi biên bản mình sửa thủ
công quá
Tuan Anh: Thời
tiết ít thay đổi nên tạm thời vậy đã. Sau đây là video minh họa cách xử lý khi
trong 1 ngày nghiệm thu nhiều công việc:
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét