Gửi tặng các
anh chị em nào quan tâm!
Công cụ tạo và
quản lý biên bản nghiệm thu, hợp đồng trong xây dựng (link download thư mục tại đây), tải về, giải nén được 1 thư mục, bên trong có 1 file Excel và một văn bản mẫu file Word). Các anh chị em có thể tải về tham khảo, tùy biến cho phù hợp và sử
dụng, hoặc tự mình tạo mới theo nhu cầu.
Bài viết này
hướng dẫn cách tạo, quản lý biên bản nghiệm thu trong xây dựng (hoặc tương tự)
bằng tính năng Mail merge trong
Word, giải pháp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
1/ TỔNG QUÁT
Khi cần tạo một giấy mời họp, một thiệp mời
sinh nhật, một thông báo, bảng lương để gửi cho nhiều người. Hay biên bản nghiệm thu trong xây dựng (nội dung giống nhau, chỉ khác
thời gian, tên công tác nghiệm thu, và tiêu chuẩn nghiệm thu cho mỗi biên bản);
hay một hợp đồng với nhiều đối tác (nội dung giống hệt nhau, chỉ khác tên đối
tác)…
Nói cách khác là khi cần đưa thông tin trong
một danh sách đã có (file Excel) vào một văn bản mẫu (file Word), để làm thành nhiều
văn bản mà không phải ngồi gõ thủ công từng văn bản, giúp giảm sai sót trong
quá trình nhập liệu, tiết kiệm thời gian và tăng tính chuyên nghiệp.
Đó là tính năng trộn văn bản (Mail Merge) trong Micosoft Word.
Ví dụ trong
xây dựng nếu một công trình nho nhỏ thì cũng cỡ 30-40 biên bản nghiệm thu các
loại: Đào đất, bê tông lót, ván khuôn cốt thép, xây, trát, điện, nước…, theo
cách thông thường thì cứ mỗi biên bản cần 1 file Word, hoặc 1 file chứa nhiều trang, mỗi trang là một biên bản.
Sử dụng tính năng này chúng ta chỉ cần 1 file biên bản mẫu (file Word), sau đó chèn các “biến” (tên công tác nghiệm thu, tiêu chuẩn nghiệm thu…) từ excel vào file mẫu, thế là xong. Tương ứng với mỗi lần nhấn nút trên file biên bản mẫu sẽ có 1 biên bản nghiệm thu khác nhau. Rất tiện, tùy biến dễ dàng mà lại không phải mất tiền mua phần mềm, hơn nữa phần mềm form mẫu bó cứng rất khó tùy biến.
Để tiện quản lý thì nên để cả 2 file trong cùng 1 thư mục.
3/ SỬ DỤNG:
Sau khi tạo xong, lưu file. Lần sau khi mở file
lên nếu có thông báo (đại ý là khi mở file này sẽ lôi theo danh sách dữ liệu từ
exel, có đồng ý không) thì click YES:
Word 2003:
Word 2007-2010-2016:
TP Tuy Hòa tháng 9/2020.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét