GIỚI THIỆU CÔNG CỤ VIẾT NHẬT KÝ, BIÊN BẢN NGHIỆM THU

 CÔNG CỤ VIẾT NHẬT KÝ, BIÊN BẢN NGHIỆM THU

(Làm và quản lý hồ sơ chất lượng công trình)

Đã có bản cập nhật ngày 28/5/2021, xem: tại đây

* * *

Ø     Công cụ này như là một phần mềm, nó hỗ trợ việc tạo và quản lý các trang nhật ký, biên bản nghiệm thu và phiếu yêu cầu nghiệm thu, riêng trang thông kê biên bản: chỉ cần nhấn nút trong file excel để cập nhật. Một công cụ nhỏ gọn phù hợp cho các anh chị em kỹ thuật công trình, anh chị em làm hồ sơ hoàn công, các nhà thầu xây dựng... ứng với mỗi cái click chuột là 1 BB nghiệm thu, một trang nhật ký...

Ø     Nó kết hợp giữa Word và Excel , máy tính nào dường như cũng có cài sẵn bộ Office nên chỉ việc kích hoạt macro trong excel (nếu chưa biết thì nhờ Google) là sử dụng được.

Ø     Có ý kiến cho rằng dùng excel thuần túy vẫn ok. Đương nhiên anh em vẫn có thể dùng excel nếu thấy ổn, nhưng nếu Excel soạn văn bản ok hơn Word thì MicroSoft làm ra phần mềm Word để làm gì?

Ø     File Word để tạo, chỉnh sửa form mẫu nhật ký, biên bản nghiệm thu và phiếu yêu cầu nghiệm thu; File Excel để tạo list dữ liệu (danh sách công việc  hàng ngày, công việc nghiệm thu…)

Ø     Công việc chính là việc hoàn thiện dữ liệu trong file excel, nhưng công việc này sẽ rất thuận tiện do đã được hỗ trợ tự động bởi các macro trong file excel.

Ø     Không như phần mềm dự toán bị phụ thuộc vào dữ liệu đơn giá, mỗi tỉnh thành có dữ liệu đơn giá riêng, thì công cụ này có thể sử dụng rộng rãi mà không phụ thuộc vị trí địa lý, địa phương nào cũng sử dụng được.

 Bảng so sánh cách làm phổ thông và công cụ quản lý hồ sơ chất lượng:

Nội dung công việc	Cách làm thủ công	Sử dụng công cụ quản lý hồ sơ chất lượng
Viết nhật ký thi công	Viết tay từng trang nhật ký	Chỉ tạo 1 lần, 1 trang Word duy nhất
Soạn biên bản nghiệm thu	Soạn từng biên bản, ví dụ công trình 100 biên bản phải soạn 100 trang Word	Chỉ tạo 1 lần, 1 trang Word duy nhất
Nêu thêm/bớt công tác, thêm/bớt biên bản ngh.thu	Thường phải sửa ngày tháng các công tác phía sau, thống kê lại biên bản…	Chỉ thêm / sửa công tác đó, dữ liệu ngày tháng… thống kê biên bản tự nhày theo
Sai sót	Dễ sai sót do dữ liệu nhiều, và thực chủ yếu viết hồi ký nên không khớp ngày tháng	Dữ liệu nhật ký, BB nghiệm thu, phiếu yêu cầu ngh.thu đồng bộ với nhau
Thời gian	Tốn nhiều thời gian	Tiết kiệm thời gian

CÁCH SỬ DỤNG (CHI TIẾT XEM HƯỚNG DẪN TRONG VIDEO CUỐI BÀI VIẾT):

Ø     Đầu tiên tải bộ công cụ về, link tải cuối bài viết, giải nén được 1 thư mục Quan ly HSCL, bên trong có sẵn các file dữ liệu cần thiết (1 File excel list công việc và các File Word mẫu nhật ký, biên bản nghiệm thu…, file AnyDesk.exe để trao đổi trực tuyến, ( video hướng dẫn chi tiết cách sử dụng để riêng),

Sau đó tiến hành hoàn thiện dữ liệu:

Ø     Các file Word trong thư mục: File mẫu nhật ký, biên bản nghiệm thu và phiếu yêu cầu nghiệm thu (chỉnh sửa theo mẫu).

Ø     Mẫu nhật ký soạn theo thông tư 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016

Ø     Mẫu BB nghiệm thu công việc soạn theo nghị định 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021.

Ø     Anh em có thể sửa lại cho phù hợp với yêu cầu thực tế và các văn bản mới nhất.

Ø     Riêng BB nghiệm thu giai đoạn và hoàn thành do ít và không có tính lặp lại nên 2 loại biên bản này anh em tự làm.

Ø     File Excel trong thư mục: List công việc hàng ngày và công việc nghiệm thu (chỉnh sửa theo mẫu).

Ø     Để tiện quản lý thì nên để các file trong cùng 1 thư mục.

Ø     Sau khi tạo xong, lưu file, đóng file excel rồi mới mở lần lượt các file Word.

Ø     Sau khi mở file Word lên sẽ có thông báo (đại ý là khi mở file này sẽ lôi theo danh sách dữ liệu từ exel trong đường dẫn khởi tạo  lúc đầu mà nó nhớ, có đồng ý không)

Lần đầu mới mở file có thể Click YES (sẽ yêu cầu nhập địa chỉ file excel dữ liệu nguồn), hoặc Click No để khởi tạo lại dữ liệu liên kết:

các lần mở file sau thì luôn click YES

(Phần này xem chi tiết ở cuối bài viết)

Ø    Các công trình khác thì thì dữ liệu tương tự nhau nhưng không giống nhau hoàn toàn. Vì vậy với công trình khác thì copy cả thư mục Quan ly HSCL bỏ vào thư mục hồ sơ công trình đó cho dễ quản lý, sau đó sửa lại dữ liệu (mẫu BBNT, nhật ký, dữ liệu công việc, thời gian trong file excel)

Ø    Trường hợp này, khi mở file Word lên cũng sẽ xuất hiện thông báo như trên, với tùy chọn Yes-No.

Ø    Hoặc là click Yes để chỉ định lại địa chỉ file nguồn excel (vì list danh sách công việc đang cuả công trình cũ, và mỗi công trình thì dữ liệu khác nhau, ta sẽ lấy dữ liệu từ file excel trong thư mục công trình mới) hoặc click No, sau đó chỉ định lại đường dẫn để nó nhận lại địa chỉ của file excel trong thư mục công trình mới.

Phần này nếu chưa rõ anh em có thể đọc MINH HỌA CHI TIẾT PHẦN KHỞI TẠO BAN ĐẦU… ở ngay phía dưới… hoặc xem thêm trong video hướng dẫn, hoặc liên lạc qua Đ/T, Zalo, hoặc mở phần mềm AnyDesk có săn trong thư mục để được chỉ dẫn chi tiết cách thực hiện.

Ø     Không kinh doanh sản phẩm này khi chưa có sự nhượng quyền hoặc đồng ý của tác giả.

Ø     Liên lạc, góp ý: Email: tuananhpy057@gmail.com, ĐT/Zalo: 0919410280

Ø     Link tải bộ công cụ: TẠI ĐÂY (update lần cuối: 28/5/2021)

        (Sửa lỗi trong file excel Danh muc NK-BBNT, Sheet dữ liệu “Thong_ke_BBNT” khi nhất nút Cập nhật… thì ko cập nhật được danh sách biên bản nghiệm thu). 

MINH HỌA CHI TIẾT PHẦN KHỞI TẠO BAN ĐÂU…

* Word 2003:

Mới đầu khi tải về và lưu thì ta có thể lưu bất cứ đâu, và khi mở file Word lên lần đầu sẽ xuất hiện hộp thông báo Yes-No ? như sau:

(đại ý là khi mở file này sẽ lôi theo danh sách dữ liệu từ excel trong đường dẫn khởi tạo  lúc đầu mà nó nhớ, ví dụ: D:\Quan ly HSCL\Danh muc NK-BBNT.xls, có đồng ý không ?)

Chúng ta có 2 lựa chọn YES hoặc NO:

* Tr. hợp 1. Click YES

Click YES khi đường dẫn đó trùng với đường dẫn hiện tại trong máy mình (các lần mở sau này), hoặc để nhập lại địa chỉ file excel hoặc chỉ định đường dẫn đến file excel Danh muc NK-BBNT.xls, do mình lưu địa chỉ tùy ý nên đường dẫn có thể sẽ khác), sau khi chỉ định đường dẫn thì file Word sẽ được mở và hoạt động luôn.

Mẹo: Để có thể thử nghiệm nhanh thì anh em giải nén rồi copy cả thư mục Quan ly HSCL bỏ vào D:\Quan ly HSCL, thì khi mở các file Word bên trong lên có thể click Yes và thử nghiệm được luôn.

Sau khi thí nghiệm tôi thấy lựa chọn click YES có vẻ như dễ dàng hơn cho người dùng (trước đây tại bài viết này tôi hướng dẫn cách click NO). Xem minh họa qua các bước kèm hình ảnh như sau:

- Bước 1. Lúc mới mở file Word, hiện hộp thoại Microsoft..., click YES:

- Bước 2. Hiện hộp thoại Select Data..., click 1 > 2:

- Bước 3. Hiện hộp thoại Data Link..., thực hiện như hình:

Với Word 2007 về sau thì hơi khác một chút là không có nút ... để click chọn, mà phải nhập trực tiếp đường dẫn:

- Bước 4. Nếu thao tác đúng, file Word sẽ được mở và sử dụng được ngay:

Xem video minh họa cho tr.hợp 1 (click YES):

* Tr. hợp 2.  Click No

Nếu click No, thì file Word sẽ được mở ngay nhưng sau đó phải chỉ định lại đường dẫn đến file excel Danh muc NK-BBNT.xls:

- Bước 1: Mở file Word… Hiện hợp thoại, Click NO

- Bước 2: Xem hình

- Bước 3: Làm tiếp như hình dưới:

- Bước 4: Làm tiếp như hình dưới:

- Bước 5: Làm tiếp như hình dưới:

- Bước 6: Chọn tếp như hình dưới:

- Bước 7: Làm tiếp như hình dưới:

 

Nếu thao tác đúng các bước trên thì đến đây là xong.

Click mũi tên trái / phải như hình dưới để xem kết quả:

* Word 2007 -2010-2013 tương tự nhau:

Chỉ khác ở bước thứ 2, các bước khác tương tự:

Bước 1: Mở file: Click No như Word 2003

Bước 2: Như hình dưới:

Bước 3 trở đi: như Word 2003

 * * *

VIDEO MINH HỌA:

- Video tổng quát các bước:

- Video minh họa chi tiết phần khởi tạo dữ liệu lần đầu tiên:

* * *

Tuy Hòa 18/05/2021. Ngô Tuấn Anh.

Anh chị em quan tâm muốn biết thêm thông tin xin liên hệ:

E-mail: tuananhpy057@gmail.com, Đ/T, Zalo: 0919410280

Một số ý kiến góp ý:

Ngay sau khi bài đăng, một số anh em đã có phản hồi:

Hay lắm Tuấn Anh!

…

Một ngày chỉ nghiệm thu được 1 công tác hả anh ?

Bổ sung thêm biên bản lấy mẫu bê tông, biên bản lấy mẫu độ chặt nữa thì hay anh, tại mình dùng chung cho cả giao thông, xây dựng, thủy lợi. Anh dùng phương pháp trộn thư trên Word nên nó chỉ hiểu mỗi ô mình link qua

Tuan Anh: Một ngày nghiệm  thu 2, 3 công tác: tr. hợp này ít gặp nhưng sẽ có cách xử lý…

Có chứ anh, công trình nhiều hạng mục thì nghiệm thu nhiều nữa

Tuan Anh: Để anh bổ sung thêm biên bản lấy mẫu bê tông, biên bản lấy mẫu độ chặt nữa.

Bên xây dựng trình 1 ngày phải 3 biên bản.

Tuan Anh: Nghiêm thu nhiều công tác 1 ngày có thể gộp chung được ko?

Ko gộp được đâu a, tùy vào công tác nghiệm thu, ví dụ như nghiệm thu xây móng đá chẻ rồi mình đắp đất móng rồi nghiệm thu đắp đất cùng ngày thì phải tách ra, hai công tác có tính chất khác nhau.

- Anh cập nhập thời tiết nữa anh, chứ mỗi biên bản mình sửa thủ công quá

Tuan Anh: Thời tiết ít thay đổi nên tạm thời vậy đã. Sau đây là video minh họa cách xử lý khi trong 1 ngày nghiệm thu nhiều công việc:

Xử lý trường hợp 1 ngày diễn ra nhiều biên bản nghiệm thu, nhưng làm sao để phần nhật ký chỉ 1 trang:

Xử lý trường hợp nhật ký hiện cả những ngày trống, tức nếu 2 ngày 21/6 = dòng 4&5 như ở hình trên vẫn hiện ra trong file Word:

Bài cũ hơn có nội dung tương tự:

NHẬT KÝ THI CÔNG THEO NGHỊ ĐỊNH 06/2021/NĐ-CP