Công cụ chuyển chữ HOA, chữ thường trong excel

Một trong những vấn đề rất thường gặp trong excel đó là chuyển chữ HOA sang chữ thường hay ngược lại, hôm nay, bài viết này sẽ gửi đến các bạn nào cần 1 công cụ nhỏ gọn, và hướng dẫn chi tiết để giải quyết vấn đề đó trong 30s.

Để chuyển chữ HOA, chữ thường trong excel có thể dùng các cách sau:

1. Dùng hàm (công thức) có sẵn của excel:

+ Hàm chuyển chữ thường sang chữ HOA: =UPPER()

+ Hàm chuyển chữ HOA sang chữ thường =LOWER()

* Nhược điểm của việc dùng hàm:

- Dùng hàm chỉ có thể cho kết quả trong từng ô chứa hàm đó, ta phải mượn tạm các ô trung gian để có kết quả, sau đó copy nó dán giá trị vào các ô ban đầu, rồi xóa các ô trung gian…

- Bị lỗi nếu trong chữ có dấu tiếng Việt “kép”, ví dụ:

+ Hàm chuyển chữ thường sang chữ HOA: chữ thường -> CHữ THƯờNG…

+ Hàm chuyển chữ HOA sang chữ thường: TRUNG CỘNG -> trung cỘng…

- Thêm nữa, nếu có nhiều ô nằm rải rác thì việc chuyển đổi càng khó khăn hơn.

2. Dùng các công cụ, tiện ích khác:

Nếu bạn đã có và thấy ổn, ngược lại có thể sử dụng cách thứ 3 dưới đây:

3. Dùng macro dưới dạng Add-Ins:

Tôi đã tạo sẵn 1 Add-Ins, anh em chỉ việc tải về dùng thôi.

* Ưu điểm khi dùng macro:

- Đơn giản trong sử dụng: Chỉ việc chọn ô hoặc vùng cần chuyển sau đó nhấn “Ctrl+y”, kết quả cho ngay tại ô dữ liệu ban đầu.

- Chuyển đổi trong mọi tình huống: Dù vùng chọn có dữ liệu rải rác hay có các ô chứa công thức đan xen vẫn chuyển được.

* Hướng dẫn cài đặt, sử dụng: Trong 30s, là có thể sử dụng:

- Đầu tiên tải file ở cuối bày này về, lưu đâu đó (nhớ địa chỉ lưu để sử dụng ở bước tiếp theo)

- Nạp vào excel: 

Vào Tools > Add-Ins, click "Browse...", chọn địa chỉ lưu trữ khi nãy, chọn file "Chuyen chu HOA - chu thuong" rồi click OK, chọn ô "Chuyen chu HOA - chu thuong" > OK 

Hoặc xem chi tiết ở bài này cho excel 2003, 2007... và làm tương tự:

Công cụ chuyển đổi tiền số thành tiền chữ và chuyển đổi bảng mã

(đọc chỗ Hướng dẫn cài đặt). 

Thế là xong.

- Sử dụng: Trên bảng tính excel, chọn ô/vùng cần chuyển, nhấn tổ hợp phím Ctrl+y

- Vô hiệu hóa 1 Add-Ins khi không cần: Cũng như bài trên (vào Tools > Add-Ins, bỏ chọn ô "Chuyen chu HOA - chu thuong" > OK). Cách này chỉ vô hiệu hóa 1 Add-Ins, nhưng nó vẫn còn trong danh sách Add-Ins.

- Xóa hẳn 1 Add-Ins:

. B.1: Bỏ chọn Add-Ins cần xóa: Phải bỏ chọn trước thì mới xóa được, vì không thể xóa 1 file Add-Ins đang hiện hành.

- Mở excel,

+ Với excel 2003: Tools > Add-Ins,

+ Với excel 2007, 2010...: vào Options - Addins - rồi nhấn GO để đi tới danh sách tên các Add-Ins.

- Bỏ chọn Add-Ins muốn xóa (bỏ chọn ô vuông bên cạnh) > click OK thoát khỏi của số Add-Ins.

. B.2: Xóa hẳn 1 file Add-Ins (xóa vĩnh viễn khỏi danh sách Add-Ins):

+ Vào lại cửa sổ Add-Ins, dùng phím mũi tên để đưa vệt sáng vào Add-Ins muốn xóa (chú ý: không phải chọn ô vuông bên cạnh mà là dùng phím mũi tên để đưa vệt sáng vào Add-Ins muốn xóa),

+ Nhấn nút Browse… tìm đến thư mục chứa file Add-Ins muốn xóa, chọn Add-Ins muốn xóa, nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa, xong click Cancel. Ngay sau đó excel  xuất hiện thông báo: “Không tìm thấy file add-in đó… bạn có muốn xóa hẳn Add-Ins đó khỏi danh sách hay không?”

+ Nhấn Yes để xóa.

Nếu làm theo h/dân trên mà vẫn không xóa hẳn được thì bạn có thể lên Google gõ từ khóa "gỡ hẳn 1 Add-Ins trong excel" để xem các hướng dẫn khác.

- Link tải file Add-Ins chuyển chữ hoa, chữ thường trong excel: TẠI ĐÂY.

Ghi chú: 
File Add-Ins cũ mới chỉ có chức năng chuyển chữ thường thành chữ HOA, chưa có chuyển ngược lại (chữ HOA thành chữ thường), bản cập nhật ở link trên đã có đầy đủ cả hai.
* * *

Tuy Hòa, 23/8/2018. Ngô Tuấn Anh.